月初例行作業

月初例行作業規範管理中心每個月初可能使用的作業項目，並為每一項作業項目建立捷徑，系統替使用者盡可能地將作業表單設定成需要的狀態並作提示。
使用者依月初例行作業所列項目依序作業後既可列印出催繳通知或繳費通知、社區公告報表及其輔助報表。

月初例行作業項目:

依序作業才能取得正確的統計資料及報表:

拋轉上個月欠繳資料:
依據收費系統的統計資料將上個月住戶欠繳資料拋轉為應收費用傳票，讓會計系統也可以追蹤統計住戶的欠繳資料。

雙軌對帳 - 欠繳查詢:
收費系統及會計系統皆有住戶的欠繳資料，檢查兩者的欠繳總金額是否相同，若有錯誤會作提示。會計系統及收費系統皆可以列印月結報表方便互相比對，若雙方總金額不相等則比對其月份金額既可查出不相同的月份，方便追查。


例如發現97年1月兩者的欠繳金額不相同，其原因可能為 [社區管理費收費記錄] 未被更新，或者 [社區管理費收費記錄] 的尚未繳費資料未被拋轉為會計系統的應收費用。
第一步先由 [社區管理費收費記錄] 將 [收費歸屬月份] 設為97年1月，並由 [表單功能選項] 執行 [更新繳費資料]。若有異常系統會作提示。
第二步由 [社區應收費用拋轉作業] 將 [自動拋轉起始年度月份] 設為 097/01，只拋轉一個月，按下 [自動拋轉] 既可。

管理費欠繳記錄-催繳公告、催繳通知:
查詢管理費欠繳記錄，依需求可以列印催繳公告、催繳通知甚至郵局存證信函。

管理費預繳記錄:
查詢管理費預繳記錄，可以列印預繳明細或預繳月結報表。

繳費通知:
列印繳費通知單，建議列印兩聯式繳費通知單(收繳通知聯、管理中心存查聯)或單聯式繳費通知單，住戶繳費後再列印兩聯式收費收據。生手請先練習 [列印單一住戶收繳通知單]，正式列印時則建議分棟列印。

社區公告報表:
列印 [收支財務報表]作為公告報表，並附上各項統計的輔助報表供管委會查核，輔助報表包括收支分類統計表、現金收支明細帳、零用金明細帳、銀行戶頭明細帳、應收票據明細帳、應付票據明細帳。列印 [收費收據核對表] 及 [支出憑證核對表]並附上所有的收費收據及支出憑證呈報給管委會，[收費收據核對表] 及 [支出憑證核對表] 若有跳號皆會加註星號(*)，若有必要可能必須向管委會提供說明。

收支財務報表、收支分類統計表、收費收據核對表、支出憑證核對表係由 [社區公告報表] 列印。
現金收支明細帳、零用金明細帳、銀行戶頭明細帳、應收票據明細帳、應付票據明細帳係由 [會計分類明細報表] 列印。

社區公告報表的輔助報表:

銀行戶頭明細帳、現金收支明細帳及零用金明細帳:
管理中心應該提供銀行存款、現金及零用金明細帳並附上銀行存摺影印，銀行存款明細帳的每日餘額應該與銀行存摺的每日餘額相同，若有差異至少月底時兩者餘額應該相同。若要節省紙張系統亦提供日結報表。

現金收支明細帳的查核重點在檢查管理中心是否連續兩日保留太多現金，若超過限額管委會可能會要求改善。

匯出社區資料供燒錄備份光碟片(或複製到隨身碟):
將系統作業資料匯出並複製到隨身碟交給管理委員保管，此份資料可作為備份資料，管理委員如果有核帳版本亦可以將作業資料匯入核帳版本執行各項查詢作業 。
匯出路徑：匯出前系統會指出儲存路徑 C:\VFP70\APC501\EXPORT\APC0000\  或 C:\VFP70\APC5\EXPORT\APC0000\  
複製方法：在檔案總管找到上述 APC0000 資料夾，點一下APC0000 資料夾，按右鍵，在彈出的視窗選擇 [複製] 功能。

收支重分類報表:
系統可以將 [收支財務報表] 及 [損益表] 中的收入及支出科目重新分類後再列表。
修正財務收支分類表:由 [會計分類明細報表] 的第三分頁 [財務收支分類表] 可以將收入及支出科目重新分類。
社區收支財務報表: [社區收支財務報表] 是將 [收支財務報表] 重新分類列表，是現金制統計報表。
財務收支表: [財務收支表] 是將 [損益表] 重新分類列表，是權責制統計報表。