每日例行作業

每日例行作業規範管理中心每日可能使用的作業項目，並為每一項作業項目建立捷徑，系統盡可能替使用者將作業表單設定成當日需要的狀態並作提示。
使用者依每日例行作業所列項目作業後可以檢查每日的登錄資料，若有錯誤會立即提示，並且每日保留一份作業資料。

操作小密訣：
所有作業表單皆有[結束作業] 按鈕，並會詢問使用者是否要儲存已經變更的資料。
使用者可以在所有作業表單作各種練習，[結束作業] 時選擇不要儲存既不會破壞原有資料。
需要作業表單的提示時可按下 F1 既可取得操作提示。

資料表格功能選項:
還原單筆資料: 將正在修正的當筆記錄還原為原值，但是資料表的其他記錄不受影響。
資料表格回復原狀: 將正在作業的資料全部回復原狀。

DEMO 版：
管理中心剛接任的生手可下載 DEMO 版自行練習，請發 E_MAIL 載明社區名稱、職稱及連絡電話要求發行者提供下載網址，下載時可選擇 [開啟檔案] 直接安裝或解壓縮儲存後再安裝。
DEMO 版提供範例資料供練習，練習重點為 [每日例行作業]、[月底例行作業]、[月初例行作業]。[匯入系統原版資料] 可重新匯入系統預設的範例資料但是您的練習資料將被覆蓋(未上手前勿在管理中心的版本執行匯入系統原版資料)。

每日例行作業項目: 值班時間執行 [收支登錄作業] 及 [銀行存提款作業]，下班前執行 [對帳作業]。

收支登錄作業：

住戶繳交管理費:
住戶到管理中心繳費或補登住戶匯款繳交管理費，進入 [住戶應收費用明細] 作業表單可以取得其操作說明 。
住戶匯款繳交管理費後仍需列印正式收據:
由 [社區基本資料] [收費收據及支出憑證相關設定] 將 [匯入款單據視同憑證] 的內容欄設為 0。
不建議採用住戶匯款繳交管理費後仍需列印正式收據，因為住戶匯款時已有匯款單可視同憑證，況且遠方匯款住戶不可能再親臨管理中心索取收據。

一般收支及零用金支出:
管理費及門禁附件(遙控器及門禁感應卡)以外的收支皆由此建立收入傳票或支出傳票，進入 [社區收支傳票分錄] 作業表單可以取得其操作說明。

遙控器、感應卡收費:
住戶承購遙控器或感應卡時由此建立收費傳票，如果收費時有輸入遙控器或感應卡的編號則系統自動將其歸戶方便以後追蹤，由 [門禁附件清單] 可以列印各種報表甚至建議消號清單。

銀行存提款作業：

查詢前日現金、零用金餘額 - 銀行存提款前置作業:
到銀行之前利用此項作業統計前日現金餘額及零用金餘額。
將前日現金餘額存入銀行，如此作法可以列印 [現金收支明細帳] 向管委會證明收到的現金皆存入銀行。
如果零用金餘額太低則向管委會提出申請補足差額，批准後再由銀行提領零用金補充。

將前日現金餘額存入銀行向管委會證明收到的現金皆存入銀行。

登錄銀行存款、提款、轉帳及零用金提領 - 銀行存提款後續作業:
由銀行回來之後登錄銀行存款、提款、轉帳及零用金提領金額。
銀行存摺若有住戶匯款繳費資料則執行 [住戶繳交管理費]。
如果匯款支付廠商款項則執行 [一般收支及零用金支出]。

核對銀行存款、現金及零用金餘額:
由銀行回來並且登錄銀行存摺的每一筆資料後核對系統資料是否與銀行存摺餘額符合、現金及零用金餘額是否正確。
如果有應收票據或應付票據則亦核對之，如果應收票據或應付票據的實際兌現日期與系統所列兌現日期有出入導致系統資料與銀行存摺餘額不符，則執行 [變更票據兌現資料] 將票據兌現日期調整為實際兌現日期。
每日確實核對銀行存款、現金及零用金餘額可以讓您對帳非常容易，因為您可以確定錯誤一定是發生在當日，檢查當日的登帳資料既可校正錯誤。

每日下班前依序執行 [對帳作業] 才能取得正確的統計資料及報表：

社區應收費用統計摘要(月份別):
一般社區每個月應收的社區管理費及汽車清潔費皆是固定的，社區應收費用統計摘要可以檢查收費項目的總金額是否有錯誤。任何收費項目的總金額有異常皆應立即檢查更正。

  96年11月以前的應收費用為期初欠繳資料，系統導入完成後期初應收費用應該不會再被變更。
其後每個月的社區管理費及汽車清潔費總金額應該是固定的，若有異常應立即檢查，因為這是社區收費的依據。社區如果有屬於管委會的公共車位供出租，當有未出租的公共車位時則汽車位清潔費總額會減少。

檢查總分類帳:
檢查總分類帳時系統會將所有傳票加總檢查，系統會依照 [總分類帳一般準則] 及 [總分類帳特別準則] 檢查，如果有錯誤系統會作提示。

更新社區收費記錄:
用每日收取管理費時建立的收費傳票更新 [社區管理費收費記錄]，如此收費系統才能統計住戶繳款金額，如果有錯誤系統會作提示。

雙軌對帳 - 繳費查詢:
檢查會計系統的收費總金額是否與收費系統的收費總金額相同，如果有錯誤系統會作提示。會計系統及收費系統皆可以列印月結報表方便互相比對，若雙方總金額不相等則比對其月份金額既可查出不相同的月份，方便追查。


例如發現97年1月兩者的繳款金額不相同則由 [社區管理費收費記錄] 將 [收費歸屬月份] 設為97年1月，再由 [表單功能選項] 執行 [更新繳費資料]。若有異常系統會作提示。

資料庫備份作業:
將系統作業資料備份，次日如果電腦發生狀況則執行 [匯入系統原版資料] 可以將前日的資料回存。
如果不依規定每日執行備份作業，萬一電腦發生狀況則回存的資料可能是10天前的資料。

收費收據統計表:
由 [社區公告報表] [表單功能選項] 可以列印 [收費收據統計表]。[收費收據統計表] 統計個別收費人員的收費金額，方便結帳。

收支日報表:
如果您需要日報表則由 [社區公告報表] [表單功能選項] 列印單日 [收支日報表]。建議您不要將收費收據及支出憑證附在日報表上，將收費收據及支出憑證保留才能核對帳目，月底時將收費收據附加在 [收費收據核對表]、支出憑證附加在 [支出憑證核對表] 上呈報既可。