管理中心對帳作業

雙子星社區管理系統的設計前提是讓管理委員會核帳非常容易，其基礎則建立在住戶到管理中心繳費時會索取收據，也就是由管理中心經手的收入皆必須有收費收據，支出則有支出憑證，至於直接匯入管委會戶頭的管理費收入因為款項已經入到戶頭，管委會不必擔心收費不入帳，由銀行戶頭匯款給廠商則必須有核印的提款單，管委會自行掌控既可。

管理中心的對帳重點為銀行存款明細帳、現金收支明細帳、零用金明細帳、收費收據核對表、支出憑證核對表。

　
社區應收費用統計摘要(月份別):
一般社區每個月應收的社區管理費及汽車清潔費皆是固定的，社區應收費用統計摘要可以檢查收費項目的總金額是否有錯誤。任何收費項目的總金額有異常皆應立即檢查更正。

  96年11月以前的應收費用為期初欠繳資料，系統導入完成後期初應收費用應該不會再被變更。
其後每個月的社區管理費及汽車清潔費總金額應該是固定的，若有異常應該立即檢查，因為這是社區收費的依據。社區如果有屬於管委會的公共車位供出租，當有未出租的公共車位時則汽車位清潔費總額會減少。

　
檢查總分類帳:
檢查總分類帳時系統會將所有傳票加總檢查，如果有錯誤系統會作提示。
如果管委會延誤簽核零用金時管理中心可能透支零用金(既由管理中心暫墊)，此時零用金的貸方餘額會大於 0，其他情況下總分類帳的檢查結果不應違背 [總分類帳一般準則] 及 [總分類帳特別準則]，檢查結果若異常系統會作提示。

　
雙軌對帳 - 繳費查詢:
檢查會計系統的收費總金額是否與收費系統的收費總金額相同，如果有錯誤系統會作提示。會計系統及收費系統皆可以列印月結報表方便互相比對，若雙方總金額不相等則比對其月份金額既可查出不相同的月份，方便追查。


例如發現97年1月兩者的繳款金額不相同則由 [社區管理費收費記錄] 將 [收費歸屬月份] 設為97年1月，再由 [表單功能選項] 執行 [更新繳費資料]。若有異常系統會作提示。

雙軌對帳 - 欠繳查詢:
收費系統及會計系統皆有住戶的欠繳資料，檢查兩者的欠繳總金額是否相同，若有錯誤會作提示。會計系統及收費系統皆可以列印月結報表方便互相比對，若雙方總金額不相等則比對其月份金額既可查出不相同的月份，方便追查。


例如發現97年1月兩者的欠繳金額不相同，其原因可能為 [社區管理費收費記錄] 未被更新，或者 [社區管理費收費記錄] 的尚未繳費資料未被拋轉為會計系統的應收費用。
第一步先由 [社區管理費收費記錄] 將 [收費歸屬月份] 設為97年1月，並由 [表單功能選項] 執行 [更新繳費資料]。若有異常系統會作提示。
第二步由 [社區應收費用拋轉作業] 將 [自動拋轉起始年度月份] 設為 097/01，只拋轉一個月，按下 [自動拋轉] 既可。

管理中心將作業資料匯出供管委會核帳前應該先檢查上述四大項資料。

　
社區公告報表:
管理中心每個月初會列印 [收支財務報表] 作為公告報表，並附上各項統計的輔助報表供管委會查核，輔助報表包括收支分類統計表、現金收支明細帳、零用金明細帳、銀行戶頭明細帳、應收票據明細帳、應付票據明細帳。列印 [收費收據核對表] 及 [支出憑證核對表] 並附上所有的收費收據及支出憑證呈報給管委會，[收費收據核對表] 及 [支出憑證核對表] 若有跳號皆會加註星號(*)，若有必要可能必須向管委會提供說明。

社區公告報表的輔助報表:

銀行戶頭明細帳、現金收支明細帳及零用金明細帳:
管理中心應該提供銀行存款、現金及零用金明細帳並附上銀行存摺影印，銀行存款明細帳的每日餘額應該與銀行存摺的每日餘額相同，若有差異至少月底時兩者餘額應該相同。若要節省紙張系統亦提供日結報表。

現金收支明細帳的查核重點在檢查管理中心是否連續兩日保留太多現金，若超過限額管委會可要求管理中心改善。

應收票據明細帳:
應收票據明細帳會列出尚未兌現的應收票據，查核的重點在檢查是否有遲未兌現的應收票據。
應付票據明細帳只供參考，管理中心自會申請轉存款項至開立支票的戶頭。

一般收支明細表:
一般收支明細表主要查核其大項或固定支出是否重複。由 [帳冊作業] [分類明細帳] 查詢支出項目，將起始傳票日期設為一年以前按下 [查詢] 按鈕既可查出過去一年來該支出項目的明細，注意是否有重複付款情事。

臨時收據核對表:
系統會將所有臨時收據依收據編號排列，若有跳號則作星號註記(*)，管委會一定會查明跳號原因。建議將臨時收據黏貼在系統列印的收費收據上。作廢的臨時收據單獨造冊備查。

收費收據核對表:
系統會將所有收據依收據編號排列，若有跳號則作星號註記(*)，管委會可能會要求管理中心說明。建議將收費收據及作廢收據分別依序造冊附在此核對表供管委會核帳。

支出憑證核對表:
系統會將所有憑證依憑證編號排列，若有跳號則作星號註記(*)，管委會可能會要求管理中心說明。建議將支出憑證及作廢憑證分別依序造冊附在此核對表供管委會核帳。