管委會核帳作業

雙子星社區管理系統的設計前提是讓管理委員會核帳非常容易，其基礎則建立在住戶到管理中心繳費時會索取收據，也就是由管理中心經手的收入皆必須有收費收據，支出則有支出憑證，至於直接匯入管委會戶頭的管理費收入因為款項已經入到戶頭，管委會不必擔心收費不入帳，由銀行戶頭匯款給廠商則必須有核印的提款單，管委會自行掌控既可。

系統已經給予管理中心各種工具核對其收入支出明細，管委會核帳重點在銀行存款明細帳、收費收據異常排序分析表及收據列印記錄差異明細。
　

在安裝核帳系統的電腦以 sa 身份登入：
由 [系統資源] [使用者登入] 進入登入畫面，在登入畫面的 [登入識別碼] 輸入小寫的 sa，[登入密碼] 維持空白，按 [登入] 按鈕，在 [調整作業日期] 畫面按 [沿用上次日期] 按鈕既可登入系統。

在核帳系統匯入社區資料的方法：
將隨身碟的備份資料夾 [APC0000] 複製到下列路徑之下
        C:\VFP70\APC5\IMPORT\
由 [系統維護] [匯入社區資料] 既可將社區資料匯入核帳系統。

系統目錄 [功能選項] [核帳作業] 會提供核帳作業的捷徑。
　

社區應收費用統計摘要(月份別):
一般社區每個月應收的社區管理費及汽車清潔費皆是固定的，社區應收費用統計摘要可以檢查收費項目的總金額是否有錯誤。任何收費項目的總金額有異常皆應立即檢查更正。

社區管理委員會應特別注意歷史資料是否有被變更過。

96年11月以前的應收費用為期初欠繳資料，系統導入完成後期初應收費用應該不會再被變更。
其後每個月的社區管理費及汽車清潔費總金額應該是固定的，若有異常應該立即檢查，因為這是社區收費的依據。社區如果有屬於管委會的公共車位供出租，當有未出租的公共車位時則汽車位清潔費總額會減少。
　

檢查總分類帳:
檢查總分類帳時系統會將所有傳票加總檢查，如果有錯誤系統會作提示。
如果管委會延誤簽核零用金時管理中心可能透支零用金(既由管理中心暫墊，某些樓管公司因為管委會簽核作業太慢，會支援定額的零用金供社區主任代墊零用金支出。)，此時零用金的貸方餘額會大於 0，其他情況下總分類帳的檢查結果不應違背 [總分類帳一般準則] 及 [總分類帳特別準則] ，檢查結果若異常系統會作提示。

總分類帳若違背其一般準則可要求管理中心改善後重新提供資料，仍可繼續檢查，若違背其特別準則代表帳目不正確，後續檢查已無意義(特別準則檢查票據的兌現傳票是否存在及預收管理費的登帳作業是否完整)。
樓管公司若收取社區的物業服務費則管委會通常可要求其總公司核帳後再向管委會提交財務報告(或者派駐具會計常識的總幹事、會計助理)，此流程可減輕財委核帳的負擔亦是樓管公司負責任的作法。
　

雙軌對帳 - 繳費查詢:
檢查會計系統的收費總金額是否與收費系統的收費總金額相同，如果有錯誤系統會作提示。會計系統及收費系統皆可以列印月結報表方便互相比對，若雙方總金額不相等則比對其月份金額既可查出不相同的月份，方便追查。


例如發現97年1月兩者的繳款金額不相同則由 [社區管理費收費記錄] 將 [收費歸屬月份] 設為97年1月，再由 [表單功能選項] 執行 [更新繳費資料]。若有異常系統會作提示。
　

雙軌對帳 - 欠繳查詢:
收費系統及會計系統皆有住戶的欠繳資料，檢查兩者的欠繳總金額是否相同，若有錯誤會作提示。會計系統及收費系統皆可以列印月結報表方便互相比對，若雙方總金額不相等則比對其月份金額既可查出不相同的月份，方便追查。


例如發現97年1月兩者的欠繳金額不相同，其原因可能為 [社區管理費收費記錄] 未被更新，或者 [社區管理費收費記錄] 的尚未繳費資料未被拋轉為會計系統的應收費用。
第一步先由 [社區管理費收費記錄] 將 [收費歸屬月份] 設為97年1月，並由 [表單功能選項] 執行 [更新繳費資料]。若有異常系統會作提示。
第二步由 [社區應收費用拋轉作業] 將 [自動拋轉起始年度月份] 設為 097/01，只拋轉一個月，按下 [自動拋轉] 既可。

管理中心將作業資料匯出供核帳前應該已檢查上述四大項資料。
　

社區公告報表:
管理中心每個月初會列印 [收支財務報表] 作為公告報表，並附上各項統計的輔助報表供管委會查核，輔助報表包括收支分類統計表、現金收支明細帳、零用金明細帳、銀行戶頭明細帳、應收票據明細帳、應付票據明細帳。列印 [收費收據核對表] 及 [支出憑證核對表] 並附上所有的收費收據及支出憑證呈報給管委會，[收費收據核對表] 及 [支出憑證核對表] 若有跳號皆會加註星號(*)，若有必要可能要管理中心提供說明。

收支財務報表、收支分類統計表、收費收據核對表、支出憑證核對表係由 [社區公告報表] 列印。
現金收支明細帳、零用金明細帳、銀行戶頭明細帳、應收票據明細帳、應付票據明細帳係由 [會計分類明細報表] 列印。

社區公告報表的輔助報表:

銀行戶頭明細帳、現金收支明細帳及零用金明細帳:
管理中心應該提供銀行戶頭、現金及零用金明細帳並附上銀行存摺影印，銀行戶頭明細帳的每日餘額應該與銀行存摺的每日餘額相同，若有差異至少月底時兩者餘額應該相同。若要節省紙張系統亦提供日結報表。
現金收支明細帳的查核重點在檢查管理中心是否連續兩日保留太多現金，若超過限額可要求管理中心改善。

應收票據明細帳:
應收票據明細帳會列出尚未兌現的應收票據，查核的重點在檢查是否有遲未兌現的應收票據。
應付票據明細帳只供參考，管理中心自會申請轉存款項至開立支票的戶頭。

一般收支明細表:
一般收支明細表主要查核其大項或固定支出是否重複。由 [帳冊作業] [分類明細帳] 查詢支出項目，將起始傳票日期設為一年以前按下 [查詢] 按鈕既可查出過去一年來該支出項目的明細，注意是否有重複付款情事。

臨時收據核對表:  管委會查核重點
系統會將所有臨時收據依收據編號排列，若有跳號則作星號註記(*)，管委會一定要查明跳號原因。建議將臨時收據黏貼在系統列印的收費收據上。作廢的臨時收據單獨造冊備查。

收費收據核對表:  
系統會將所有收據依收據編號排列，若有跳號則作星號註記(*)，管委會可能會要求管理中心說明。建議將有效的收費收據及作廢收據分別依序造冊附在此核對表供管委會核帳。跳號作星號註記(*)主要是提醒管理中心收費及支出要依序登帳，管委會抽查收據內容既可，其實可以不理會跳號註記，收據列印記錄差異明細才是管委會查核重點。

支出憑證核對表:
系統會將所有憑證依憑證編號排列，若有跳號則作星號註記(*)，管理中心應保留作廢收據或提供說明，管委會必須讓管理中心有修正錯誤的空間，因此有跳號並不一定代表作帳有問題，加註星號的主要目的在提醒管理中心要依序入帳。建議將支出憑證及作廢憑證分別依序造冊附在此核對表供管委會核帳。

收據列印記錄差異明細:  管委會查核重點
系統在管理中心列印收費收據時會保留完整的列印記錄供管委會查核。

在作業表單設定 [傳票日期] 按 [查詢] 按鈕既可取得指定區間的列印記錄。
按下 [列印明細] 按鈕可以列印完整的列印記錄，除非必要詳查每一筆記錄否則不建議列印完整的列印記錄。
按下 [列印差異明細] 按鈕可列出列印記錄與會計系統之間的差異明細，差異記錄代表會計系統中找不到已經列印收據的收費記錄(有收費但未入帳的記錄)。每筆差異明細皆有收據憑證編號，管理中心應該設立作廢收據專用檔案供比對，無作廢收據的差異應提供說明。根據統計經驗，正常作業下300戶的社區每個月作廢收據應該在3張(含)以下。

[收據列印記錄差異明細] 若出現連續多筆是相同收據編號而且是列印給不同住戶，在此情況下既使管理中心出示完整的作廢收據亦必須進一步追查，追查方法可直接向住戶查證是否已繳費，住戶已繳費者又被列入差異報表就是典型的收費不入帳。此種狀況通常出現在工作人員離職前，其方式是收費時列印收據給住戶但不存檔，因此會出現多筆收費皆是相同收據編號。建議總幹事離職前勤查 [收據列印記錄差異明細] 或者停止收費一至三天以便有充裕時間結帳。

總結：
管理中心的資料通過雙軌對帳檢查代表社區管理費的登帳部分沒有錯誤。
管理中心的資料在核帳軟體中找不到 [收據列印記錄差異明細] 代表社區收費皆已入帳。
管理中心的資料在 [總分類帳] 中未出現特別準則異常提示代表所有票據皆會被兌現及預收管理費的登帳作業沒有錯誤。
銀行存款簿的每日餘額必須與 [銀行戶頭明細帳] 的每日餘額相符合，管理中心若未提示已到期票據則銀行存款簿餘額一定與報表不合。
上述檢查可以確保社區收入完整如期入帳。

社區支出管制必須倚賴管委會的核印作業，管委會對支出憑證核印前可由 核帳版本的 [分類明細帳] 查詢支出科目的歷史資料，此舉可防止意外重複付款並比對付款金額。
針對每月巨額固定支出的匯款，社區財委可以安排為銀行提款單的最後核印委員，在銀行營業日當天才核印，要求管理中心匯款後立即向財委提示匯款單核對匯款對象，如此作法可以防止挪用公款或捲款潛逃，本系統導入階段曾經發現有總幹事在月初用管委會核印的提款單分別提領合計50萬元，月底時再匯款給廠商，總幹事想繼續留任時此狀況為挪用公款，若總幹事想不開可能演變為捲款潛逃。

社區若採用臨時收據則建議逐本確定無跳號後再依序號逐本發放給管理中心使用。核帳時由 [社區公告報表] 列印 [臨時收據核對表]，確保使用過的臨時收據皆已入帳。集中發放或不依序發放臨時收據皆可能導致管理中心不依序開立臨時收據，徒增核帳作業的困難度。

定期要求管理中心輪流提供備份隨身碟給指定委員
建議管理中心每個月10日、20日及月底分別提供備份隨身碟給財委、監委、主委。指定委員必須在不同時間取得備份隨身碟，並且備份隨身碟必須可以在管理中心以外的電腦中讀取，如此才能確保備份資料的有效性。

盡可能要求總幹事及會計人員離職前與接任人員有充分的移交時間，確保接任人員可以自行操作本系統。