月底例行作業

月底例行作業規範管理中心每個月底可能使用的作業項目，並為每一項作業項目建立捷徑，系統替使用者盡可能地將作業表單設定成需要的狀態並作提示。
使用者依月底例行作業所列項目作業後系統可以自動列出並檢查次月份的作業資料，若有錯誤既作提示。

徹底執行每日例行作業者月底關帳後再執行月底例行作業，大型社區或次月住戶異動較多則關帳前既可執行月底例行作業。

月底例行作業項目:

資料庫備份作業:
將當月份系統作業資料備份，建立次月份作業資料之後如果電腦發生狀況則執行 [匯入系統原版資料] 可以將前日的資料回存。
如果不依規定執行備份作業，萬一電腦發生狀況則回存的資料可能是10天前的資料。

匯出社區資料供燒錄備份光碟片(或複製到隨身碟):
將系統作業資料匯出並複製到隨身碟交給管理委員保管，此份資料可作為備份資料，管理委員如果有核帳版本亦可以將作業資料匯入核帳版本執行各項查詢作業。
匯出路徑：匯出前系統會指出儲存路徑 C:\VFP70\APC501\EXPORT\APC0000\  或  C:\VFP70\APC5\EXPORT\APC0000\
複製方法：在檔案總管找到上述 APC0000 資料夾，點一下APC0000 資料夾，按右鍵，在彈出的視窗選擇 [複製] 功能。

建立次月份作業資料:
系統自動依據當月份作業資料建立次月份作業資料，使用者務必依提示執行各種 [更新關連檔案]。

更新住戶產權承租資料:
建立次月份作業資料之後將住戶產權承租資料調整為次月份的狀態並且更新所有關連檔案。如果住戶有異動或繳交管理費者有異動而您不執行此項作業則住戶繳費時您可能會找不到該住戶的應收費用。

更新汽車位產權承租資料:
建立次月份作業資料之後將汽車位產權承租資料調整為次月份的狀態並且更新所有關連檔案。

更新機車位承租資料:
建立次月份作業資料之後將機車位承租資料調整為次月份的狀態並且更新所有關連檔案。

社區應收費用統計摘要(月份別):
一般社區每個月應收的社區管理費及汽車清潔費皆是固定的，社區應收費用統計摘要可以檢查收費項目的總金額是否有錯誤。任何收費項目的總金額有異常皆應立即檢查更正。

96年11月以前的應收費用為期初欠繳資料，系統導入完成後期初應收費用應該不會再被變更。
其後每個月的社區管理費及汽車清潔費總金額應該是固定的，若有異常應立即檢查，因為這是社區收費的依據。

預繳資料更新社區收費記錄:
住戶若有預繳的管理費則依據預繳資料更新 [社區管理費收費記錄]，如此 [社區管理費收費記錄] 才能顯示最新的繳費資料。

檢查總分類帳:
檢查總分類帳時系統會將所有傳票加總檢查，系統會依照 [總分類帳一般準則] 及 [總分類帳特別準則] 檢查，如果有錯誤系統會作提示。