系統導入作業

雙子星社區財務管理系統將社區建物、汽車位、機車位皆分別建檔管理再將應收費用歸戶作為收費的依據。

系統導入作業規範系統導入的步驟，並為每一項作業項目建立捷徑，系統替使用者盡可能地將作業表單設定成需要的狀態。
系統導入作業將建立社區所有基本資料包括建物門牌編號、建物管理費、住戶名單、汽車位產權承租清單、機車位承租清單，並建立社區所有期初資產負債包括期初現金餘額、期初零用金餘額、期初銀行存款餘額、期初應收票據明細、期初應付票據明細、期初住戶欠繳明細、期初住戶預繳明細。最後建立社區協力廠商名單既可完成系統導入作業。

系統導入作業中有關期初資產負債的部分必須由具備會計常識的人員協助建立，我們建議樓管公司由輔導人員導入，完成系統導入作業後再移交社區使用，如此社區管理中心的使用者不必具備會計背景，只需依照 [每日例行作業] 提示作業既可完成社區收費支出登錄，月底依照 [月底例行作業]，月初依照 [月初例行作業] 既可完成每個月的結帳作業。

雙子星社區財務管理系統係假設在完成導入作業後將移交給不懂會計者使用，他們不會建立傳票，因此所有與期初資產負債有關之轉帳傳票皆需建立完整，請依照系統導入程序建立期初住戶欠繳明細、期初住戶預繳明細、期初應收票據明細、期初應付票據明細，系統有供應作業程序者一定不要由 [傳票分錄] 建立傳票。

操作小密訣：
所有作業表單皆有[結束作業] 按鈕，並會詢問使用者是否要儲存已經變更的資料。
使用者可以在所有作業表單作各種練習，[結束作業] 時選擇不要儲存既不會破壞原有資料。

資料表格功能選項:
還原單筆資料: 將正在修正的當筆記錄還原為原值，但是資料表的其他記錄不受影響。
資料表格回復原狀: 將正在作業的資料全部回復原狀。

依序作業才能順利完成導入作業。

系統啟用作業:
開始啟用系統，系統移除所有作業資料後再將系統設定為起始狀態。

建立社區基本資料:
建立社區名稱等基本資料，[社區基本資料] 作業表單會對所有項目單獨提供說明。
系統已經將社區基本資料設定成適合一般社區使用。變更設定的原則是先看說明再設定，看不懂者不要變更設定。

建立社區建物門牌:
[建物門牌及管理費用明細表] 作業表單提供快速建立或刪除建物的門牌地址及其管理費用的工具。

建立/匯入管理費用明細:
如果社區有 EXCEL 總表則可由 EXCEL 直接匯入管理費明細及建物面積明細。若沒有 EXCEL 資料可用則使用系統提供的工具建立管理費明細及建物面積明細。
使用系統供應的工具可以建立大量規則性的資料，有例外狀況再單獨修改既可，此原則適用於所有作業。

匯入住戶名單:
每一個門牌地址皆會建立兩筆記錄並有對應的產權編號，產權編號最後一碼為 1 者記錄所有權人資料，產權編號最後一碼為 2 者記錄承租人資料。
如果社區有 EXCEL 總表則可由 EXCEL 直接匯入住戶名單節省作業時間。若沒有 EXCEL 資料可用則直接在系統建立住戶名單。

建立汽車位產權承租清單:
每一個車位皆會建立兩筆記錄，區分碼為 1 者記錄車位所有權人，區分碼為 2 者記錄車位承租人。
系統提供工具可以讓使用者快速建立汽車位編號及其所有權人及承租人。系統依照清單將汽車位清潔費歸戶作為收費依據。

建立機車位承租清單:
系統提供工具可以讓使用者快速建立機車位編號及其承租人。系統依照清單將機車位清潔費歸戶作為收費依據。

完成上列作業後你可以在 [社區資源]->[社區管理費收費記錄] 看到一份當月份的應收費用清單，由 [表單功能選項] 可以列印 [社區應收費用統計表] 逐一核對住戶每個月的應收費用。 

建立往來銀行名單/調整會計科目:
建立社區的往來銀行名單。系統的預設會計科目已經包含一般社區必須使用的會計科目，必要時可以自行增加。

建立期初資產負債:
系統自動建立所有可能的會計科目供使用者輸入期初餘額，如果不確定某項金額則可以輸入假設值，以後可以由 [修正起始餘額] 作業再作修正既可。

建立期初欠繳資料:
建立住戶期初欠繳資料作為系統追蹤及統計之用。系統會提供工具讓使用者快速建立住戶的欠繳資料。

如果系統的起始月份為93年4月，則93年3月底尚未繳費者皆需列為期初欠繳資料，既使93年4月1日已經補繳93年3月管理費，該住戶的93年3月管理費仍應列入期初欠繳資料，系統從93年4月開始會自動統計所有繳費資料，但是需要一份完整的期初欠繳資料作基礎(應收費用)才能比對，不明白期初的定義前不要建立期初欠繳資料。93年3月的欠繳資料一旦建立就永遠保留，該住戶在93年4月來補繳時系統會自動沖銷其應收費用，如果有人補繳你就刪其期初欠繳資料，那系統就會找不到應收費用，無法沖銷就會產生錯誤訊息。

你用 EXCEL 作業時不是也將住戶應邀的費用(應收費用)列出嗎? 住戶繳費後你在繳費欄記錄其繳費金額，住戶的應收費用仍存在，想通了應收費用要永遠保留的道理再開始作業。

建立所有期初欠繳資料後由 [社區資源]->[社區管理費收費記錄] 按 [全部資料] ，由 [表單功能選項] 可以列印 [管理費尚未繳費統計表]。

建立期初預繳資料:
建立住戶期初預繳資料作為系統追蹤及統計之用。系統會提供工具讓使用者快速建立住戶的預繳資料。

由 [帳冊作業]->[社區住戶預繳明細帳] 可以查詢列印 [社區歷年管理費預繳款明細]。

將期初欠繳資料拋轉為應收費用傳票:
將已經建立的住戶期初欠繳資料拋轉為會計系統的應收費用傳票，如此會計系統才能追蹤沖銷住戶的欠繳費用。